Remote İşte Üretkenlik ve Scrum ile Başa Çıkma

Günümüzde uzaktan çalışma hayatımızın bir parçası olmuş durumdadır. Bu oldukça harika bir durum! Ancak, ürenken toplulukta yaygın olarak yorumlandığı gibi, Scrum veya diğer üretkenlik yaklaşımlarını hayata geçirirken bazı zorlukları da beraberinde getirir. Aşağıda bunları Webtures’ta nasıl ele aldığımızla ilgili bazı ipuçları bulacaksınız. Ama başlamadan önce, bir efsaneyi çürütelim:

Scrum Kılavuzu ve Üretkenlik Manifestosu uzaktan çalışma sisteminden uzak durulmasını söylemez.

Hatta Scrum bir eş konumdan bile hiç bahsetmemektedir. Üretkenlik Manifesto İlkelerinden birinde, bir geliştirme ekibine ve ekibin içinde bilgi aktarmanın en etkili ve etkili yönteminin yüz yüze görüşmek olduğu geçer.  Uzaktan çalışmanın hayranı ve destekçisi olarak bu ilkeye katılmıyorum. Yüz yüze görüşmeler en verimli ve etkili olandır. Ancak tek seçenek bu değildir ve genellikle uzaktan iletişim seçeneklerimiz verilen bağlamda en iyisidir.

Daha derinlere inmek gerekirse;

Üretkenlik değerleri yaşayıp nefes alıyorsanız, bunu uzaktan yapmak da ulaşılamaz bir şey değildir. Ancak birçok ortak üretken teknik F2F’den uzak ortama uyarlanamaz, bu nedenle uzak bir ortamda üretkenlik oluşturmak ve sürdürmek daha zorlayıcı olabilir.

Uzak ortamlarda olgun üretken takımların gelişmesinin mümkün olduğunu, bununla birlikte çok da olgunlaşmamış, farkındalığı az olan takımların ise bu sorunla boğuşmak zorunda olduğunu görüyorum. İşin zorlukları var, evet. Yine de bu zorlukların üstesinden gelindiğinde, dezavantajları minimuma indirgeyip avantajları da maksimuma çıkardığınızda, uzak ortamdaki bir takım aynı ortamda çalışan bir takımdan daha güçlü olabilir.

Uzaktan kurulmuş bir organizasyonda gerçekten üretken olunabileceğini biliyorum. Üretkenlğin bu tanımını gerçekten seviyorum  “hızla değişen pazara / çevreye uyum sağlayabilme”. Sonuçta, uzaktan çalışma, uyum sağlama konusunda yaşadığımız başka bir zorluktur.

Bir arada çalışmayı neyin bu kadar iyi yaptığını bir düşünün. Bu şekilde işleyen bir sistemde ne gibi avantajlarınız ve fırsatlarınız var? Sonra da uzaktan çalışan ekibinizi düşünün. Onlarla da nasıl aynı sonuçları elde edebilirsiniz? Bu fırsatları taklit uzak takımlara taşımak için hangi çözümlere ve araçlara ihtiyacınız var?

Ekibimin birbirlerini tanıyacakları boşlukları olduğunda onların daha güçlü bağlantılar kurduklarını görüyorum. Bunu basit bir örnek olarak kullanabiliriz. Eş konumda çalışan ekibim için bu bağlantıyı kurabilecekleri  alan genelde mutfak oluyor. Mutfakta tatiller, hafta sonları ve öğleden sonra planları hakkında konuşuyorlar. Uzak ekiplerin olduğu sistemde, Pazartesi günlük aramasını biraz daha uzatabilir ve hafta sonu yaptığımız şeyleri paylaşma alışkanlığı kazanabiliriz.

Peki Webtures’ta bunu nasıl yapıyoruz?

Webtures’taki her ekipte sürekli olarak müşteriye değer sunmamıza yardımcı olan bir geliştirme ve işbirliği yöntemi geliştiriyoruz.

Uzaktan çalışılan bir ortamda üretken bir ekip oluşturmak; üretken olmak ve bir ekip oluşturmak olmak üzere iki büyük zorluğun birleşimidir. Aşağıda, bu iki zorlukla aynı anda başa çıkarken nelerle karşılaşabileceğinizden bahsetmek istiyorum.

En önemli iki ipucu:

• Özellikle ekibinizin yolculuğunun başlangıcında, iletişim ve şeffaflık kontrolleri için biraz zaman ayırın. Uzak bir ortamda bazı tehlike işaretlerini gözden kaçırmak daha kolaydır.
• Alıştırmaları ve etkinlikleri uzak bir çevreye taşıma denemesi yapın.

İş yerinde yapılan toplantılardan bildiğiniz bir tekniği kullanmak ister misiniz?

Bunu yapmak genelde mümkündür. Uygulanan teknikte fiziksel ortam öğelerini nasıl kullanıldığını ve bunu çevrimiçi ortamda nasıl başarabileceğinizi düşünün. Çevrimiçi yazı tahtaları, Google dökümanları gibi paylaşılan belgeler ve video görüşmeleri kullanın (ör. 12 kişilik bir çağrıyı gruplar halinde çalışmak üzere 3-4 kişilik çağrılara bölebilirsiniz).

Sık karşılaşılan zorluklar:

Kaos içinde bir yapı bulma;

SEO ve yazılım projeleriyle uğraşırken kendinizi kaos ortamında bulmak işten bile değil.

Sanal alanda pek çok seçenek olması, henüz alınmamış olan tüm kararlar ve kesinlikle gelecek olan tüm değişiklikler… Tüm bunlarla nasıl başa çıkarsınız?

Cevabımız: Esnek yapı. Esnek bir yapıya iyi bir örnek olarak Scrum çerçevesi verilebilir. Bu çerçeve bazı zorunlulukları ortaya koyar ve ürününüze uygun içerikle doldurmanız için size alan bırakır. Bu meta bilgilerini ürününüze ekibinizle birlikte yazın. Ekip kurallarını ve akışını açıkça belirtmek, kanban prensibi iş akışlarını görselleştiren üretken yaklaşımların anahtarıdır.

Ekibimle genellikle aşağıda belirttiğim konuları ele alırım:

• Toplantı akışı – toplantılar ne zaman gerçekleşecek, kimin orada olması gerekiyor, amaç nedir?
• Görevler iş akışınızı görselleştirin – genellikle burada bir Wrike iş akışı kullanıyorum
• Beklentim ne olmalı? – Özellikle büyük takımlarda kullanışlıdır, takımdaki rolleri ve üyelerin birbirlerinden neler bekleyebileceklerini yazın. Bu bir grup çalışmasıdır, ortak beklentileri oluşturma süreci sonuçtan daha önemlidir (yazılı anlaşma).
• Akışı tanımlamak için yaygın olarak bilinen çeviklik tekniklerini kullanın; bir tamamlandı tanımı (DoD), bir gereksinimler tanımı (DoR) , bir takım sözleşmesi, bir yayın planı yazın.

Tüm bunlar hakkında hiç düşündünüz mü, bir fikriniz var mı? Harika, şimdi bunları ekibin geri kalanıyla da paylaşın. Ekip odasında bulunan beyaz tahta, eş konumda çalışan ekipler için harika bir araçtır. Amacım bu harika aracı uyarlayıp güçlendirmek için çevrimiçi çözümlerin gücünü kullanmak. Bunun için genellikle bir Confluence sayfası kullanıyorum, ancak ekibiniz için başka bir araç kullanarak kolayca bir beyaz tahta oluşturabilirsiniz. İyi kullanılan beyaz tahta aracının özellikleri şunlardır:

• Herkes tarafından erişilebilir olması,
• Slack kanalı, Confluence alanı veya JIRA örneği olsun, ekibin “sanal alanına” girdiğinizde gördüğünüz bir şey olması,
• Her ekip üyesi tarafından kolayca düzenlenebilir ve yönetilebilir olması,
• Alakalı, ilgi çekici bilgileri içermesi.

Bu tür paylaşılan bir pano oluşturmanıza izin veren popüler araçlar şunlardır:

• Miro
• Trello
• Confluence
• JIRA Dashboard

Gerçeklik kontrolü:

• Akışımız hakkında ortak bir anlayışımız var mı (ekip etkinlikleri, rollerimize yönelik beklentiler), herkes bu konularda hemfikir mi?
• İletişim kanalları konusunda anlaşmaya varıldı mı?
• Her ekip üyesi için bilgiye kolayca erişilebilir ve aranabilir mi?

İpuçları:

• Sahip olduklarınızla başlayın. Mükemmel bir çözüm bulmaya çalışmayın, halihazırda mevcut olan süreçleri tanımlayın ve sonra yavaş yavaş geliştirin.
• Bildiklerinizle başlayın. Ortak bir noktada buluştuğunuzda işe başlamak daha kolaydır. Genellikle scrum kılavuzu kurulumuyla başlayıp, eklenmesi veya düzenlenmesi gereken unsurları bulmak için ekiple birlikte çalışırım.
• Alışkanlıklar oluşturun: sprint burndown grafiğine stand-up (günlük görüşme) sırasında bakma alışkanlığı, güne paylaşımlı bir dashboard ile başlama alışkanlığı, sohbet kanalınızda her sabah selamlaşma alışkanlığı vb alışkanlıklar oluşturabilirsiniz.

Güven oluşturmak;

İlk adımlar zor olabilir, ancak kendine kaynaklarınıza güveni teşvik edip şeffaflığı korumaya odaklandığınızda ihtiyacınız olan tüm temellere sahipsiniz demektir.

Etkili iş birliği için güven oluşturmak çok önemlidir. Hem teknik ekip içinde, hem de teknik ekip ile müşteri veya müşteri tarafında tüm ekipler arasında güven oluşturmaya odaklanıyoruz.

Doğru şeyi oluşturduğumuzdan emin olmak için geliştirme ve iş arasında şeffaflığına ihtiyacımız var. Bunu doğru şekilde oluşturduğumuzdan emin olmak için de ekip içinde açık sözlü olmaya ihtiyacımız var.

Gerçeklik kontrolü:

• Geri bildirim doğrudan ekipten geliyor mu?(yönetici aracılığıyla değil)?
• Sorunlar derhal ekibin geri kalanına ve sorun sahibine iletiliyor mu?

İpuçları:

• Her zaman iyi niyetler kazanmak için ekibinizle iyi anlaşın. Gerekirse, bunu ekip üyelerine de hatırlatın. Ekip içerisinde iyi niyet kazanmak, birilerinin “suçlu” aramasının önüne geçmek ve eyleme geçirilebilir geri bildirime karşı doğabilecek şikayetlerden kaçınmak (bunu sağlamak kolay değil) için bir araçtır.
• İşbirliği için temel kurallar üzerinde anlaşın:
  • İletişim:
    • Ekip üyeleri, çalışma sırasında acil konularda birbirlerinin dikkatini nasıl çekebilir? Webtures’da bunun için Slack uygulamasını kullanıyoruz.
    • Acil olmayan, önemsiz iletişimlere tepkisiz kalacağınız bir odaklama süresi belirtmek ister misiniz?
    • En iyi fikir, farklı iletişim türleri için kararlaştırılmış bir karara sahip olmaktır.
• Ekibin biraz eğlenebileceği bir alan olduğundan emin olun. İşte hayal gücünüzü harekete geçirecek birkaç fikir:
  • Online toplantı görüşmelerinde eğlenceli bir bölüm oluşturun. Projelerimizden birinde günün şakası konsepti oluşturduk, bir diğerinde evden çalışırken evcil hayvanlarımızı kameraya gösterdik. Slack’te daha rahat bir ortama sahip kanalınız olsun. Slack, ekibinizi yatıştıran, birbirleriyle konuşabilecekleri ve bağ kurabilecekleri bir kanal oluşturun.

Özgüven ve Özdenetim

Uzaktan çalışma büyük olgunluk gerektirir. Her ekip üyesinin çalışma ortamı için sorumluluk alabilmesi ve çalışma yapısını sahiplenebilmesi gerekir. Tıpkı üretken çalışmalarda olduğu gibi. Kendi kendini organize eden bir ekibin üyesi olmak, önce çalışmayı sahiplenmeyi ve daha sonra onu tüm ekibe genişletmesi gerektirir.

Güven, ekip üyelerinin kendine güvenmesi ve ekibin kendi kendini yönetmesidir. Tüm bu nitelikleri aşamalı olarak geliştirmelisiniz; daha fazla güven, kendine güvenmek için daha fazla alan demektir.

Ekibin kendine güvenmesi ve kendi kendini yönetmesi, hem uzaktan hem de özverili çalışmalarda önemli bir konudur. Uzak bir ortamda üretkenlik inşa ederken bu zorluk daha da önemlidir, çünkü hem başarısızlığın maliyeti hem de başarıdan elde edilen kazanç iki katına çıkar.

Gerçeklik kontrolü:

• Takım her iş sonunda işin hedefini karşılıyor mu?
• Sorumluluk paylaşılıyor mu? İnsanlar ortak bir iş için birbirlerine yardım ediyorlar mı yoksa sadece bireysel sorumlulukları için mi çabalıyorlar?
• Ekip, iş hedefine ulaşmak için sorumluluk alıyor mu? Mevcut iş hedefini ve buna nasıl katkıda bulunduklarını tanımlayabilirler mi?
• Ekip birbirine geri bildirim veriyor mu?
• Ekip arkadaşlarınızın projenin başında anlaştığınız kadar verimli çalıştıklarına inanıyor musunuz? Onlara güvenmek için neye ihtiyacınız var?
• Müşteri ekibe güveniyor mu? Ekibin uygulama becerilerine, teknik rehberliğine, iş ahlakına güveniyor mu? Bunları açıkça sorun. Müşterinin bu güveni sağlamak için neye ihtiyacı var? Belki Günlük iş toplantısına katılmak isterler (benim tavsiyem, ekibin sorularına açık olmasıdır)?

İpuçları:

• İşin başlangıcında temel kuralları belirtin. Sınırları söylediğiniz zaman ekibin kendi kendini düzenlemesi çok daha kolaydır.
• Beklentileri not edin ve birbirinizi nasıl sorumlu tutacağınıza karar verin. Uzaktan çalışan ekipler için bu tür bir anlaşmaya uymak, eş konumlu ekiplere göre daha da kolaydır. Bu tür anlaşmaları tutmak için genellikle bir ortak alanı kullanırım, anlaşmayı hali hazırda kullandığınız bir araçta tutmak önemlidir; paylaşılan bir sürücü, bir drive veya hatta ayrı bir depolama alanı bile olabilir.
• Günlük online toplantılardan faydalanın. Bu toplantı, geliştirme ekibinin kendi kendini düzenlemesine yardımcı olsun diye var. Günlük toplantılara sürekli geç kalan veya katılmayan kişiler mi var? Bunun gibi sorunları tespit edin ve ekibinize açıkça belirtin, sorunlara nelerin sebep olduğunu dinleyin ve birlikte bir çözüm bulun.

Yolculuk

Her yeni ekibin kaostan kaçınmak için yapılarını oluşturmaları gerekir. Yeni bir projeye başlarken ilk görevim bu ilk temel maddeye yardımcı olmak. Daha sonra, her biri kendi mini yapılara odaklanan bir grup harika uzmana sahip olmaktansa, ortak bir hedef etrafında toplanan gerçek bir ekip oluşturduğumuzdan emin olmak için güven ve şeffaflık oluşturmaya odaklanıyorum. Böylece takım bu ilk çerçevenin içinde çalışırken, bir sonraki zorluk sürecine başlamış olur. Kendilerine güvenme (hem bireyler hem de ekip olarak) ve kendileri için özdenetim mekanizmaları oluşturacaklarından emin olmak için oradayım. Bu süreçte ekip, kendilerine sunulan işleri sahiplenip ihtiyaçlarına göre uyarlamaya başlar. Adım adım yeni takım kuralları oluşturur, birbirlerinin davranışlarını etkiler ve birbirlerinden öğrenirler. Proje Yöneticisi olarak işim; onlarla birlikte olup geçiş süreçlerinde ve karşılaştıkları değişikliklere uyum sağlamalarında onlara yardımcı olmaktır.

Özetle,

Uzaktan çalışılan bir ortamda üretken olması kesinlikle mümkündür, ancak zor olabilir. Hem bir ekip oluşturmanın tüm zorluklarına hem de uzaktan çalışmayı organize etmenin zorluklarına odaklanmanız gerekecek. Webtures olarak her iki alandaki deneyimlerimizden de yararlanıyoruz ve bunu yapmanın büyük iş ortaklığına kolayca katkıda bulunabileceklerini biliyoruz.

Uzaktan üretken ile ilgili kendinizi denemek istiyorsanız şunları unutmayın:

1. Değerlerinizi yazın. Tüm ekiple paylaşmadan önce, değerlerinizi sizin anlamanız gerekir. Değerlerimizi uzak ekip değerleri için iyi bir başlangıç noktası olarak görüyorum: Cesaret, Odaklanma, Bağlılık, Açıklık ve Saygı.
2. Ekibinizle her gün toplantı yapın. Sadece teknik konulara değinmeyin. Ekibin pratikte değerlerini belirlemesini istiyorsunuz, bunu yapabilmeleri için onlara olanak tanıyın. İyi bir başlangıç, ekip içinde nasıl çalışacağınızı ve birbirinizi nasıl sorumlu tutmayı planladığınızı anlatan bir takım sözleşmesi belirlemektir.
3. İletişim ve çatışmalardaki olası boşluklara dikkat edin, uzaktan çalışıldığında hoş olmayan konulardan kaçınmak daha kolay olup doğaçlama geri bildirim vermek daha zordur. İşe kendinizden başlayın; her çağrının ardından hem iyi hem de kötü küçük geri bildirimler verin.
4. Son olarak, ekibinizin hem başarılardan hem de başarısızlıklardan ders alabilmesi için onlara alan yaratın. Sizin göreviniz onları her sorundan korumak değil. Adım adım, sorunların üstesinden daha etkili gelebilmeli ve desteğinize daha az bağımlı olmalıdırlar.

Üretken çalışmayı uzak bir ortama uyarlamak, çalışan topluluk için büyük adımdır. Zaten dünya çapında birçok organizasyonda da böyle oluyor. Her ekip ve her organizasyon için büyük bir zorluk. Sorunlarınız hakkında konuşmak isterseniz bizimle iletişime geçin. Birlikte yeni yaklaşımlar keşfedebiliriz.

Webtures

25 Mart 2020